一、以學院名義制發的黨政公文用印：由主辦單位擬稿并核稿（必要時有關單位會稿）→辦公室審核→學院領導簽發→辦公室登記編號→辦公室用印。
二、以學院黨委或行政名義上報的各種材料等用印：部門領導審核簽字→院分管領導審簽→院主要領導審定→黨政辦公室用印。
三、開具學院介紹信或證明信用印：所在部門領導簽注意見→辦公室主任審核簽字→辦公室開具并用印→介紹信存根或證明信復印留底并存檔。
四、各類證件、證書、獎狀、聘書、職稱申報表及人員聘用等用印：各有關職能部門制作人員名冊表并經負責人審核簽字→院分管領導審簽→辦公室印章管理人員核對人員名單無誤后用印。
五、以學院名義簽訂的合同、協議等用印：部門審核簽字→學院法律顧問審核簽字→財務科、紀委、辦公室負責人審核簽字→院分管領導審簽→法定代表人授權簽字→辦公室印章管理人員核對信息（包括合同內容、授權人、日期等）無誤后用印→合同、協議的原件及審簽單留底并存檔。
六、統計報表用印：各類統計報表牽頭部門負責人簽字→有關部門負責人會簽→院分管領導審簽→院主要領導審定→辦公室用印。
七、因公因私出國（境）申請、登記、審查等用印：所在部門領導簽注意見→人事處審核簽字→院分管領導審簽→院主要領導審定→辦公室用印。
八、凡涉及人事調動、錄用、任免、評先評優等重大事項用印：部門簽注意見并加蓋公章（附相關文件 ）→院分管領導審簽→院主要領導審定→辦公室用印。
九、報考研究生、公務員，外出進修、參加各類學習班等用印：所在部門負責人簽注意見→人事處審核簽字→院分管領導審簽→院主要領導審定→辦公室用印。
十、各類支票、匯票、住房公積金支取等用印：財務科負責人在支取申請單上簽字→財務科印鑒管理人員核對后蓋上學院財務印鑒→辦公室用印。
十一、科研申請報告、專利申請書、項目申請書、成果申報表、委托書等用印：科研管理部門負責人審核簽字→院分管領導審簽→辦公室用印。
十二、學生證明材料等用印：學生所在系或學生（學籍）管理部門簽署意見并加蓋公章→院分管領導或辦公室主任簽字→辦公室用印。
十三、收入證明、在職證明、獨生子女證、生育證等用印：個人提出申請報告→職能部門負責人（或指定專人）審核簽字→辦公室用印。
十四、其他特殊情況用印：須報學院領導同意并簽字，辦公室方可用印。
十五、凡需要加蓋學院公章，一律先在蓋章登記本上登記，登記項目包括：用印日期、材料內容、經辦人、所在處室（系）、負責人簽名、用印數及備注等，經院領導或辦公室主任審簽后方可用印（如果是復印件材料等用印，均需提供與復印件材料內容相同的原件，經辦公室印章管理人員核對信息無誤并在上方標注蓋章用途后方可用印）。用印登記薄要立檔存查。